Übergangsfrist bei Kassensystemen endet – Fachbeitrag des DFKA e.V. auf EHI Retail Institute e.V.
Übergangsfrist bei Kassensystemen endet – Fachbeitrag des DFKA e.V. auf EHI Retail Institute e.V.
Am 31. Dezember 2016 endet die Übergangsfrist für Kassensysteme, teilt der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA) mit. Bis dahin müssen alle Registrierkassen die erfassten Verkäufe im Detail und unveränderbar aufzeichnen.
Die Frist geht aus dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) mit dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ vom 26. November 2010 hervor. die erfassten Verkäufe im Detail und unveränderbar aufzeichnen. Die detaillierten Verkaufsdaten sind bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung bereitzustellen. Früher geltende „Erleichterungen“, die es erlaubten, nur die Gesamteinnahmen eines Tages aufzuzeichnen, sind damit endgültig aufgehoben. Mit der Regelung soll die Manipulation von Umsatzdaten erschwert werden. Den neuen Anforderungen entsprechende Systeme werden meistens als „GoBD-konform“ bezeichnet. „GoBD“ bezeichnet die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Wer der Verpflichtung zur Nachrüstung bzw. zum Austausch der Systeme nicht nachkommt, riskiert, dass die Kassenbuchführung vom Finanzamt verworfen wird. Dies hat in den meisten Fällen eine Schätzung der Einnahmen zur Folge, was fast immer zu Steuernachzahlungen führt. Nicht nur reguläre Betriebsprüfungen, sondern auch nicht angekündigte Kassennachschauen können in Steuernachzahlungen resultieren
Da das BMF an einer noch weitergehenden gesetzlichen Regelung gearbeitet hat, haben einige Verbände gefordert, im Rahmen dieser kommenden Regelung die Übergangsfrist über den 31. Dezember 2016 hinaus zu verlängern. Teilweise haben die Verbände damit sogar die Empfehlung verbunden, Investitionen in Kassensysteme zurückzuhalten. Mit der Verabschiedung des Gesetzentwurfes durch das Bundekabinett steht jedoch fest, dass das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 nicht aufgehoben wird. Jedes Unternehmen muss bis zum Ende des Jahres 2016 seine Kassen auf den geforderten Standard umrüsten. Da alle Unternehmen sechs Jahre Zeit für die Umrüstung hatten, können Nachzügler nicht mit einem Entgegenkommen der Finanzbehörden rechnen.
Kassensysteme, die den aktuellen Bestimmungen entsprechen und nicht auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen aufgerüstet werden können, dürfen noch bis Ende 2022 genutzt werden. Es kam wiederholt zu Falschinformationen, in denen nur von einer weiteren Verlängerung der Übergangsfrist die Rede war. Dabei wurde außer Acht gelassen, dass diese nur für Kassensysteme gilt, die dem Standard des BMF-Schreibens von 2010 entsprechen: alle Verkäufe im Detail zu erfassen und unveränderbar aufzuzeichnen.
Um einer Sorgfaltspflicht nachzukommen, raten der DFKA und seine Mitgliedsbetriebe allen Kassenanwendern, sich mit den Lieferanten ihrer Kassensysteme kurzfristig in Verbindung zu setzen, um zu klären, ob die bestehenden Kassensysteme den neuen Anforderungen entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, muss zügig gehandelt werden, um die Frist noch einhalten zu können.