Muster-VD-Kasse

Deutscher Fachverband für

Kassen- und Abrechnungs-

systemtechnik im bargeld-

und bargeldlosen

Zahlungsverkehr e.V.

Muster-Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventio­nellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit kön­nen weit­reichend sein: z. B. Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Ge­win­nen, bis hin zu Zwangsmitteln, Bußgeldern und ggf. Steuer­strafverfahren.

Wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit (§ 145 Abs.1 S.1 AO) im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme. Die Unternehmer/Unternehmen sind verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (hier: Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen einer Veränderung (Grundsatz der Unveränderbarkeit §146 Abs.4 AO) unterliegen.

Für das Verfahren der ordnungsmäßigen Kassenführung soll somit ein klar geregelter Prozess vorliegen, der zur Ver­mei­dung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung ggf. mit Unterstützung fachkundiger Per­sonen (z. B. des Steuerberaters) konzipiert wird.

Der DFKA hat sich daher zur Aufgabe gemacht, die Branche mit entsprechenden Muster-Verfahrensdokumentationen als Orientierungshilfe für die Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation zu unterstützen.

Im Rahmen der Facharbeit beim DFKA sind zum einen ein Muster für die Dokumentation der Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems aus Sicht des Kassenaufstellers/-herstellers, sowie ein Muster zur Dokumentation der ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des kassenführenden Unternehmers, erstellt worden.

Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems stellt den kompletten, technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung sowie die Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit, wie auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände dar. Diese erarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation ist darauf ausgerichtet, die spezifische technologische Systemstruktur der Kassentechnik und Peripherie beispielhaft darzustellen und unterstützt daher die Dokumentationspflichten des Kassenaufstellers bzw. Kassenherstellers.

Der Abruf dieses Musters ist kostenpflichtig über den im Downloadbereich bereitgestellten Bestellstein vorzunehmen.

Die weitere Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung dient dem kassenführenden Unternehmer seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschläge einzurichten und zu dokumentieren. Dieses Muster steht in Kürzeallen Unternehmern kostenfrei im Downloadbereich zur Verfügung. Für einen ersten Eindruck entnehmen Sie aktuell dem Downloadbereich das entsprechende Inhaltsverzeichnis des erarbeiteten Musters.

Beide Muster-Verfahrensdokumentationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und werden daher entsprechend den gesetzlichen Entwicklungen kontinuierlich angepasst bzw. ergänzt. Unter https://dfka.net/muster-vd-kasse/ können Sie sich über die entsprechenden Entwicklungsstände informieren.

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