1. Kurz zusammengefasst
2. Die neuen Pflichten
3. Technik
4. Was ist zu tun für …
5. FAQs
6. Glossar
7. Links
8. Haftungsausschluss

Ab dem 1.1.2020 gelten neue Vorschriften für „elektronische Aufzeichnungssysteme, die ‚Kassenfunktion’ haben”. Gemeint sind damit Kassensysteme und Registrierkassen, aber auch entsprechende Module größerer Softwarepakete. Der Einfachheit halber werden sie hier nur als „Kassensysteme“ bezeichnet.

Die mit diesen Systemen aufgezeichneten Daten müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Es besteht eine Pflicht zur Ausgabe von Belegen. Die Kassensysteme und TSE müssen beim Finanzamt bei Anschaffung an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden. Eine Kassenpflicht gibt es weiterhin nicht.

Stand Juli 2020 sind mehrere TSE durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert worden. Sie sind in Form von MicroSD- bzw. SD-Karten bzw. USB-Sticks verfügbar und sind teilweise in einem lokalen Netzwerk von mehreren Kassensystemen nutzbar. Außerdem sind Cloud-TSE, die über eine Internet-Verbindung angesprochen werden können, mittlerweile zertifiziert.

Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K) – vorgelegt werden. Mit unangekündigten Kassen-Nachschauen können die Finanzbehörden außerdem jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.

Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch grundsätzlich („bauartbedingt”) möglich ist. Wenn keine Nachrüstung möglich ist und weitere Voraussetzungen vorliegen, dürfen die Geräte noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden.

Für die Nutzer von Kassensystemen führen der Einsatz der TSE und die Standardisierung der Datenaufzeichnung endlich zu einer erheblich größeren Rechtssicherheit.

Verstöße gegen die neuen Anforderungen an die Kassenführung sind Ordnungswidrigkeiten, für die Bußgelder verhängt werden können. Diese Sanktionen sind unabhängig von eventuellen steuerlichen Konsequenzen einer fehlerhaften Kassenführung wie z.B. einer Schätzung der Einnahmen.

Aufgrund der erheblichen Verzögerungen bei der Formulierung der rechtlichen und technischen Anforderungen war eine flächendeckende Umstellung aller bestehenden Kassensysteme bis zum 1.1.2020 unmöglich. Darauf reagierten die Behörden folgendermaßen:

• Am 6.11.2019 veröffentlichte das BMF eine sog. Nichtbeanstandungsregelung. Daraus ergibt sich eine Frist für die Nachrüstung bestehender Kassensysteme bis zum 30.9.2020. Das Verbot, ab dem 1.1.2020 nicht-konforme Systeme in Verkehr zu bringen, sowie die Belegerteilungspflicht ab dem 1.1.2020 werden von der Nichtbeanstandungsregelung nicht aufgehoben.
• Am 30.6.2020 bestätigte das BMF in einem Schreiben an eine Reihe von Verbänden den 30.9.2020.
• Am 10.7.2020 kündigten die Länder-Finanzminister aus Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hessen, Niedersachsen und Hamburg in grundsätzlich gleichlautenden Pressemitteilungen eine Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist bis zum 31.3.2021 an. Baden-Württemberg, das Saarland und Schleswig-Holstein haben sich der Regelung angeschlossen. Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Fristverlängerung ist allerdings, dass bis zum 30.9.2020 (in Niedersachsen bereits bis zum 31.8.) ein verbindlicher Auftrag zur Nachrüstung erteilt wurde oder nachweisbar der Einsatz einer Cloud-TSE geplant ist und diese noch nicht zertifiziert ist.
• Mittlerweile haben sich, bis auf Bremen, auch alle anderen Bundesländer diesem Vorgehen angeschlossen. (Stand 24.09.2020)
• Durch teils abweichende Informationen der Bundesländer, die gelegentlich als Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist bis 31.03.2021 verstanden wurde, entstanden Unsicherheiten. Das BMF hat deshalb mit dem Schreiben vom 18.08.2020 die Nichtbeanstandungsregelung neu veröffentlicht und nochmals darauf hingewiesen, dass die in Ihrem Schreiben vom 06.11.2019 genannte Frist eine Nichtbeanstandung längstens bis zum 30.09.2020 erlaubt und nicht zu diesem Zeitpunkt außer Kraft tritt, sondern weiterhin gültig und zu beachten ist.
• Die Länder (ausgenommen Bremen) bestätigen diese, räumen allerdings die Möglichkeit einer antragslos zu gewährende Bewilligung nach § 148 AO, wenn die im Erlass näher definierten Voraussetzungen – erteilter Umrüstungsauftrag bzw. verbindliche Bestellung einer Hardware TSE oder Cloud-basierten Lösung – nachprüfbar dokumentiert vorliegen.

Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss.