Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme

Deutscher Fachverband für

Kassen- und Abrechnungs-

systemtechnik im bargeld-

und bargeldlosen

Zahlungsverkehr e.V.

Kurz zusammengefasst - Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme

Ab dem 1.1.2020 gelten neue Vorschriften für „elektronische Aufzeichnungssysteme, die ‚Kassenfunktion’ haben”. Gemeint sind damit Kassensysteme und Registrierkassen aber auch entsprechende Module größerer Softwarepakete. Der Einfachheit halber werden sie hier nur als „Kassensysteme“ bezeichnet.

Die mit diesen Systemen aufgezeichneten Daten müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Es besteht eine Pflicht zur Ausgabe von Belegen. Die Kassensysteme und TSEs müssen beim Finanzamt bei Anschaffung an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden. Eine Kassenpflicht gibt es weiterhin nicht.

Bisher ist für TSEs von drei Herstellern öffentlich bekannt, dass sie durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden. Sie werden in Form von MicroSD- bzw. SD-Karten bzw. USB-Sticks verfügbar sein. Verschiedene weitere Entwicklungen laufen, darunter auch TSEs, die in einem lokalen Netzwerk von mehreren Kassensystemen genutzt werden können so wie Cloud-TSEs, die über eine Internet-Verbindung angesprochen werden können.

Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K) – vorgelegt werden. Mit unangekündigten Kassen-Nachschauen können die Finanzbehörden außerdem jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.

Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch grundsätzlich („bauartbedingt”) möglich ist. Wenn keine Nachrüstung möglich ist und weitere Voraussetzungen vorliegen, dürfen die Geräte noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden.

Für die Nutzer von Kassensystemen führen der Einsatz der TSE und die Standardisierung der Datenaufzeichnung endlich zu einer erheblich größeren Rechtssicherheit.

Verstöße gegen die neuen Anforderungen an die Kassenführung sind Ordnungswidrigkeiten, für die Bußgelder verhängt werden können. Diese Sanktionen sind unabhängig von eventuellen steuerlichen Konsequenzen einer fehlerhaften Kassenführung wie z.B. einer Schätzung der Einnahmen.

Aufgrund der erheblichen Verzögerungen bei der Formulierungen der rechtlichen und technischen Anforderungen sind TSE voraussichtlich erst Ende 2019 verfügbar. Dadurch ist eine flächendeckende Umstellung aller bestehenden Kassensysteme bis zum 1.1.2020 unmöglich. Dem trägtdas BMF durch eine am 6.11.2019 veröffentlichte Nichtbeanstandungsregelung Rechnung. Daraus ergibt sich eine Frist für die Nachrüstung bestehender Kassensysteme bis zum 30.9.2020. Das Verbot, ab dem 1.1.2020 nicht-konforme Systeme in Verkehr zu bringen, gilt jedoch weiterhin. Auch die Belegerteilungspflicht gilt ab dem 1.1.2020.

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