Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme – 4

Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme – 4

Deutscher Fachverband für

Kassen- und Abrechnungs-

systemtechnik im bargeld-

und bargeldlosen

Zahlungsverkehr e.V.

4. Was ist zu tun für … - Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme

4.1. Kassen-Anwender

Wichtig: Durch die Nichtbeanstandungsregelung gilt der Stichtag 30.9.2020. Einige Bundesländer gewähren eine antragslose Verlängerung bis zum 31.3.2021 bei Einhaltung der in den Erlassen beschrieben Vorgaben. An diesem Termin muss die Umstellung der Systeme abgeschlossen sein.
Der DFKA empfiehlt Anwendern von Kassensystemen, in folgenden Schritten an die neuen Herausforderungen heranzugehen:
1. Vertrautmachen mit den wesentlichen Anforderungen:

a) TSE-Pflicht
b) Meldepflicht
c) korrekte und vollständige Erfassung der Verkäufe
d) Belegausgabepflicht
e) Termine
f) Bußgelder

2. Klärung, ob für Bestandssysteme die Übergangsregelunggilt (eine der Voraussetzungen: Nachrüstung „bauartbedingt” nicht möglich)
3. Wenn nein, Entscheidung zwischen Aufrüstung oder Austausch
4. Einbindung Steuerberater
5. Klärung organisatorischer Fragen, z.B. wie die Belegausgabepflicht erfüllt wird (sollen beispielsweise elektronische Belege angeboten werden)
6. Möglichst frühe Beauftragung für Umrüstung bzw. Austausch
7. Es empfiehlt sich, die aufgezeichneten Daten durch den Steuerberater auf Auswertbarkeit und inhaltliche Richtigkeit prüfen zu lassen („simulierte Betriebsprüfung”)
8. Bei Anwendung der Übergangsregelung (Nutzung bis Ende 2022) rechtzeitige Planung des Austausches

Aufgrund der spät fertiggestellten und unübersichtlichen Vorschriften und der komplexen Materie sind nach wie vor noch nicht alle Kassenanbieter und Steuerberater umfassend informiert. Falls Sie Informationen erhalten, die den sorgfältig recherchierten Angaben des DFKA widersprechen, sollten Sie diesen Widerspruch unbedingt aufklären. Die Verantwortung für die Einhaltung steuerlicher Verpflichtungen liegt praktisch immer vollständig bei Ihnen. Daran ändert sich auch nichts durch Garantieerklärungen oder Zertifikate aller Art.

Erfahrungsgemäß gibt es größere Veränderungen im Markt für Kassensysteme, wenn sich die gesetzlichen Anforderungen grundlegend ändern. Der DFKA empfiehlt daher, bei der Auswahl eines Systems auf folgende Aspekte zu achten:

  • Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen ist zwar der Wichtigste, aber nur ein Aspekt unter vielen – vor allem muss ein Kassensystem zu den praktischen Anforderungen des Anwenders passen
  • Ein Anbieter sollte mehrere Jahre Erfahrung mit Kassensystemen haben und sich nicht erstmalig mit dieser komplexen Materie befassen
  • Kein Kassensystem funktioniert auf Dauer ohne Service, so dass dieser möglichst auch vor Ort sichergestellt sein sollte
  • Gerade durch die neuen Anforderungen ist eine regelmäßige und automatische Datensicherung besonders wichtig geworden – eine Automatisierung ist dringend zu empfehlen

4.2. Kassen-Fachhändler

Es gibt keine gesetzlichen Pflichten, die speziell nur für Fachhändler gelten. Unbedingt beachtet werden muss das Verbot, nicht konforme Systeme zu bewerben und in Verkehr zu bringen.
Viele Anwender von Kassensystemen sind bereits durch ihre jeweiligen Verbände oder ihre Steuerberater auf den Handlungsbedarf hingewiesen worden. Informationen zur Technik und zur praktischen Umsetzung sind jedoch weiterhin Mangelware. Daher gibt es einen sehr hohen Beratungsbedarf.

Der DFKA empfiehlt folgendes Vorgehen:

  • Know-How-Aufbau in Bezug auf steuerrechtliche Fragen, insbesondere auf die neuen Vorschriften
  • Prüfung, ob die derzeitigen Vorlieferanten alle erforderlichen Änderungen zur Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen umsetzen werden
  • Prüfung des eigenen Kundenbestands auf Relevanz für Nachrüstung oder Austausch
  • Beratung der Kunden, ggf. mit Dokumentation der wesentlichen Inhalte (eine rechtliche Verpflichtung für so eine Dokumentation gibt es allerdings nicht)
  • Bei individuellen Kundenlösungen inkl. Schnittstellen zu Drittanbietern Analyse der Installationen auf erforderliche Anpassungen z.B. von individuellen Kunden-Kassenprogrammen
  • Zurverfügungstellung von Herstellererklärungen bei Nutzung der Übergangsregelung (dass die Systeme bauartbedingt nicht nachrüstbar sind)

4.3. Kassen- bzw. Software-Hersteller

Die wesentliche Aufgabe der Systemanbieter ist die Integration einer oder mehrerer TSE-Lösungen und der nötigen Anpassungen für die DSFinV-K. Auch Schnittstellen zu anderen Systemen sind in vielen Fällen betroffen.
Für die Kassensysteme bzw. die Software gibt es keine Zertifizierung durch das BSI. Jegliche Zertifizierung auf freiwilliger Basis ist für das Besteuerungsverfahren ohne Bedeutung, da es an einer Bindungswirkung für die Finanzverwaltung fehlt.

Wichtige Hinweise:

  • Es ist seit dem 1.1.2020 verboten, Kassensysteme bzw. entsprechende Software sowie TSE, die den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen, „gewerbsmäßig zu bewerben oder gewerbsmäßig in den Verkehr zu bringen.”
  • Im Anwendungserlass zu § 146a unter Nr. 11.2 wird das Inverkehrbringen bzw. Bewerben von Aufzeichnungssystemen mit Anbindungsmöglichkeit an eine TSE unabhängig von der TSE selbst erlaubt. Somit dürfen Systeme mit TSE-Unterstützung nach dem 1.1.2020 in Verkehr gebracht werden, auch wenn die erforderliche TSE noch nicht verfügbar ist. Spätestens zum 30.9.2020 bzw. 31.3.2021 muss die TSE nachgerüstet sein, da sonst der Betrieb des Systems nicht mehr erlaubt ist.
  • Damit Anwender die Übergangsregelung bis Ende 2022 nutzen können, muss ein System „bauartbedingt” nicht nachrüstbar sein. Die Tatsache, dass kein entsprechendes Update angeboten wird, ist dafür nicht ausreichend.

4.4. Steuerberater

Für die Angehörigen der steuerberatenden Berufe bedingen die neuen Vorschriften für Kassensysteme und die damit verbundene Standardisierung einige grundlegende Änderungen:

  • Erhebliche Erleichterung der Vorbereitung auf Prüfungen und der Beratung bei Prüfungen (in Bezug auf die standardisierten Teile – vor allem TSE und DSFinV-K – muss nicht mehr jedes System individuell betrachtet werden)
  • Voraussichtlich Vereinfachung der technischen Teile der Verfahrensdokumentation (Systemdokumentation) durch zertifizierte Sicherheitskomponenten und standardisierte Daten (Maßnahmen zur Unveränderbarkeit von Kassenaufzeichnungen und Dateiformate müssen nicht mehr umfassend dokumentiert werden)
  • Durch die automatische Stammdatenhistorisierung in der Taxonomie/DSFinV-K entfallen praktisch unerfüllbare Anforderungen wie „Programmierprotokolle” und „Stammdatenänderungsdaten”
  • Mittelfristig wird die Taxonomie den Datenaustausch zwischen Mandanten und Steuerberater erheblich vereinfachen

Die häufige Praxis, Mandanten in allen Fragen zur Kassen-Technik pauschal an den Kassen-bzw. Software-Hersteller zu verweisen, führt leider immer wieder dazu, dass in der „Schnittstelle” zwischen Steuerrecht und Technik erhebliche – und teilweise sehr teure – Fehler gemacht werden. Die Standardisierung durch TSE und DSFinV-K wird diese Situation wesentlich verbessern. Eine engere Zusammenarbeit zwischen Kassenanbietern und Steuerberatung ist trotzdem sehr wünschenswert.

Aus den neuen Anforderungen ergeben sich verschiedene Beratungstätigkeiten im Bereich der Kassenführung:

  • Beratung bzgl. kritischer Sachverhalte für die Kassenführung: Gutscheine, Im-/Außer-Haus-Verkauf, Dokumentation von Störungen und Fehlern, artikelgenaue Erfassung usw.
  • Unterstützung bei Erstellung bzw. Anpassung einer Verfahrensdokumentation und eines internen Kontrollsystems (IKS)
  • Aufklärung über technische Anforderungen inkl. der immer wieder vernachlässigten Datensicherung
  • Aufklärung über Kassen-Nachschau und veränderte Abläufe bei einer Außenprüfung
  • „Generalprobe” Kassen-Nachschau bzw. Außenprüfung – Schwerpunkt sollten sein: Überprüfung der Datenbereitstellung, korrekte Verifikation der Daten, Prüfung der Datenqualität (z.B. Deckungsgleichheit Kassenführung und Buchhaltung)