Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventionellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein: z. B. Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen, bis hin zu Zwangsmitteln, Bußgeldern und ggf. Steuerstrafverfahren.
Wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit (§ 145 Abs.1 S.1 AO) im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme. Die Unternehmer/Unternehmen sind verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (hier: Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen einer Veränderung (Grundsatz der Unveränderbarkeit §146 Abs.4 AO) unterliegen.
Für das Verfahren der ordnungsmäßigen Kassenführung soll somit ein klar geregelter Prozess vorliegen, der zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung ggf. mit Unterstützung fachkundiger Personen (z. B. des Steuerberaters) konzipiert wird.
Der DFKA hat sich daher zur Aufgabe gemacht, die Branche mit entsprechenden Muster-Verfahrensdokumentationen als Orientierungshilfe für die Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation zu unterstützen.
Im Rahmen der Facharbeit beim DFKA sind zum einen ein Muster für die Dokumentation der Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems aus Sicht des Kassenfachhandels/-herstellers, sowie ein Muster zur Dokumentation der ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des kassenführenden Unternehmers, erstellt worden.
Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems stellt den kompletten, technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung sowie die Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit, wie auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände dar. Diese erarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation ist darauf ausgerichtet, die spezifische technologische Systemstruktur der Kassentechnik und Peripherie beispielhaft darzustellen und unterstützt daher die Dokumentationspflichten des Kassenfachhandels.
Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems, nur für den Kassenfachhandel, ist kostenpflichtig über die CKV Business Group AG, Mailadresse: buero@ckv.ag anzufordern.
Die weitere Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung (Word-Dokument) dient dem kassenführenden Unternehmer seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschläge einzurichten und zu dokumentieren. Diese steht ab sofort den Unternehmern kostenfrei im Downloadbereich zur Verfügung.
Beide Muster-Verfahrensdokumentationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und werden daher entsprechend den gesetzlichen Entwicklungen kontinuierlich angepasst bzw. ergänzt.