Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme – 5

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〉 5. FAQs – Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme

Gesetzliche Anforderungen

Frage: Gibt es eine Kassenpflicht?
Antwort: Nein. Es darf weiterhin mit einer „offenen Ladenkasse” gearbeitet werden, für die es aber eine Reihe von Anforderungen zu beachten gibt.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Sind Barverkaufsfunktionen beispielsweise in einer Warenwirtschafts- oder Hotelsoftware per TSE zu schützen (neben der Einzelaufzeichnungspflicht gemäß GoBD)?
Antwort: Ja. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig „elektronisches Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software – jedoch nicht das gesamte System –unter die Anforderungen des § 146a AO i.V.m. der KassenSichV. Im AEAO zu § 146a wird bestimmt: „Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können“. Es reicht also aus, dass die Möglichkeit zur Erfassung barer Zahlungsvorgänge besteht.
Quelle: AEAO zu § 146; FAQs des BMF

Frage: Wie ist Software mit optionalen Barverkaufs-Modulen zu behandeln?
Antwort: Sobald der Anwender das Kassen-Modul nutzen kann, ist die Nutzung einer TSE zwingend erforderlich.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Dürfen in einer Betriebsstätte elektronische Kassensysteme und „offene Ladenkassen” parallel benutzt werden?
Antwort: Grundsätzlich muss die elektronische Kasse verwendet werden. Nur wenn „für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich ist”, darf eine offene Ladenkasse genutzt werden. Sobald Verkäufe zu verschiedenen Umsatzsteuersätzen (z.B. Speisen außer Haus und Getränke) über eine offene Ladenkasse erfasst werden, ergibt sich aus § 22 UStG eine Einzelaufzeichnungspflicht.
Quelle: AEAO zu § 146; Pump, Bußgelder wegen fehlerhafter Kassenführung vermeiden, haufe.de

Frage: Was sind die Folgen, wenn ein aufrüstbares Kassensystem erst zum 31.12.2022 mit einer TSE ausgestattet wird?
Antwort: Die Frist bis Ende 2022 gilt nur für „bauartbedingt nicht aufrüstbare” Systeme. FAQ des BMF: ‚Nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. Abs. 6 AO ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 25.000 Euro Bußgeld belegt ist. Das Bußgeld kann unabhängig davon, ob es tatsächlich eine Manipulation oder Steuerverkürzung gegeben hat, verhängt werden.’
Quelle: FAQs des BMF; § 379 Abs. 1 AO; Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO

Frage: Gelten die Anforderungen des § 146a AO auch für deutsche Filialen von Unternehmen mit Sitz im Ausland?
Antwort: Die Anforderungen gelten auch für Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Erfordert ein System, das grundsätzlich nur unbare Verkäufe zulässt (z.B. ein Webshop oder ein Online-Vorbestellsystem, das eine unbare Vorauszahlung erfordert), den Einsatz einer TSE?
Antwort: Nein. Wenn das System keine baren Zahlungsvorgänge vor Ort ermöglicht, muss das System nicht über eine TSE verfügen.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem in einem Webshop mit einer TSE abgesichert werden?
Antwort: Grundsätzlich muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem in einem Webshop nicht mit einer TSE abgesichert werden, unabhängig von der jeweiligen Zahlungsform, da in einem Webshop keine Zahlung vor Ort stattfinden kann. Denn „vor Ort“ bedingt die physische Anwesenheit des Kunden bei dem Bezahlvorgang.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie sind Systeme zu behandeln, bei denen „Warenkörbe“ über einen scanbaren Code an die Kasse übertragen werden (z.B. Shop im Shop)?
Antwort: Erfolgt die Erfassung des „Warenkorbes“ durch ein gesondertes System und das Aufzeichnungssystem übernimmt die Daten, z.B. über einen ScanCode, so müssen nur die Aufzeichnungen des Systems mit einer TSE geschützt werden, das die Bezahlung ermöglicht. In einem solchen Fall wäre das die jeweilige Kasse, an der die Bezahlung vorgenommen wird.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Ist bei ausschließlicher Benutzung von aufladbaren Kundenkarten z. B. in Kantinen, auch dann eine Absicherung der Kassen mit einer TSE erforderlich, wenn die Aufwertung dieser aufladbaren Kundenkarten ausschließlich mit Debit- oder Kreditkarten oder anderer Form unbar erfolgen kann und auch eine bare Rückzahlung des Kundenguthabens ausgeschlossen ist?
Antwort: Auch bei ausschließlich unbarer Aufwertung von aufladbaren Kundenkarten, stellen diese Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine dar. Somit ergibt sich eine Kassenfunktion (ähnlich wie bei Bargeld), so dass eine Absicherung der Kassen mit einer TSE zwingend erfolgen muss. Für die Beurteilung der Kassenfunktion i. S. d. Nummer 1.2 des AEAO zu § 146a sind die unmittelbaren Zahlungsmöglichkeiten am Kassensystem maßgeblich.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie wird ein Dienstleistungsautomat definiert?
Antwort: Bei Dienstleistungsautomaten im Sinne des § 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die gegenüber Kund*innen, ohne Zutun eines Mitarbeitenden, durch einen selbständigen technischen Vorgang eine Dienstleistung erbringen und deren Abrechnung ermöglichen (z. B. Waschsalonautomaten oder Zugangssysteme bei öffentlich zugänglichen WC-Anlagen). Automatische Zugangssysteme ohne Verbindung zu einem Abrechnungs- bzw. Bezahlsystem sind bereits nach § 1 Satz 1 KassenSichV nicht mit einer TSE zu schützen, da sie keine Kassenfunktion haben.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie wird ein Warenautomat definiert?
Antwort: Bei Warenautomaten im Sinne des § 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die nach dem Bezahlvorgang, ohne Zutun einer*eines Mitarbeitenden, automatisch einen selbstständigen technischen Vorgang ausführen und hierdurch die Ware zur Verfügung stellen (z. B. Zigaretten- oder Getränkeautomat).
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie wird ein Bezahlautomat definiert und muss ein Bezahlautomat mit einer TSE gesichert werden?
Antwort: Bei Bezahlautomaten handelt es sich um Automaten, die ausschließlich der baren und unbaren Bezahlung von Waren und Dienstleistungen dienen. Für den Kassiervorgang werden Mitarbeitende für die Besorgung der Zahlungsabwicklung durch den Bezahlautomaten ersetzt. Ein Bezahlautomat kann ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion sein und ist dann mit einer TSE zu schützen. Zur Definition der Kassenfunktion wird auf Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a verwiesen.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Kann eine Tanksäule, bei der eine Bezahlung nur an dieser möglich ist, unter den Begriff “Warenautomat” subsumiert werden und ist folglich von der TSE befreit?
Antwort: Die Tanksäule stellt in diesem Fall einen Warenautomaten dar, der unter § 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV fällt und damit nicht mit einer TSE geschützt werden muss. Hierbei ist es unerheblich, ob dieser Bargeld annimmt.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Müssen Auflade- und Entladeterminals durch eine TSE gesichert werden?
Antwort: Auflade- und Entladeterminals für Geldkarten fallen nicht unter den Anwendungsbereich des § 146a AO und sind nicht durch eine TSE zu schützen, da es sich bei dem Auflade- und Entladevorgang nicht um einen Zahlungsvorgang im Sinne des § 146a AO handelt.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wenn eine Barkasse für einzelne Einnahmen und Ausgaben („Porto-Kasse”) elektronisch geführt wird, gilt dann auch die TSE-Pflicht?
Antwort: Nein, da so ein System nicht für den „Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisiert” ist.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Wann können elektronische Aufzeichnungssysteme nicht zur Abwicklung von Barzahlungen dienen?
Antwort: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann nur dann nicht Barzahlungen dienen, wenn die Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen bereits durch die installierte Software nicht möglich ist. Dieses ist in der Systemdokumentation nachzuweisen, z. B. durch Bescheinigung des Herstellers, eines Fachhändlers oder eines Software-Dienstleisters. Von einer Barzahlungsfunktion ist bereits dann auszugehen, wenn das System software-technisch grundsätzlich durch eine Aktivierung dieser Funktion durch den Steuerpflichtigen in die Lage versetzt wird, eine Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen vorzunehmen. Auf die tatsächliche Verwendung dieser Funktion kommt es nicht an.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Kann man sich von der TSE-Pflicht befreien lassen?
Antwort: Nach § 148 AO kann ein Antrag auf Befreiung von steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, also auch von der Pflicht zur Verwendung einer TSE, gestellt werden. Dazu müsste die Einhaltung dieser Pflicht Härten mit sich bringen und die Besteuerung durch die Erleichterungen nicht beeinträchtigt sein. Diese Anträge dürften jedoch in der Regel keine großen Erfolgsaussichten haben.
Quelle: Einschätzung DFKA

Frage: Was bedeutet „in Verkehr bringen” genau? Für wen gilt das Verbot aus § 379 Abs.1 Satz 1 Nr. 6?
Antwort: Der Begriff hat verschiedene Bedeutungen. Es kann eine erstmalige Bereitstellung auf dem Markt, aber auch jede Abgabe an einen Dritten gemeint sein. In diesem Fall ist darunter „jede Handlung zu verstehen, durch die Soft- oder Hardware aus der Verfügungsgewalt einer Person in die Verfügungsgewalt einer anderen Person gelangt.”
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Wem sind Verstöße gegen Verpflichtungen des § 146a AO, insbesondere eine Nicht-Erfassung oder ein Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht zuzurechnen – dem Unternehmen oder der jeweils handelnden Person?
Antwort: Die steuerlichen Folgen aus etwaigen Verstößen gegen die Verpflichtungen des § 146a AO werden grundsätzlich beim steuerpflichtigen Unternehmen gezogen. Ob darüber hinaus haftungsrechtliche bzw. bußgeld- oder strafrechtliche Folgerungen bei der jeweils handelnden Person getroffen werden können, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab, wie z.B. bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit des Handelnden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Ist § 146a AO bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts anwendbar?
Antwort: Soweit juristische Personen des öffentlichen Rechts (z.B. Gebietskörperschaften) im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art im Sinne des § 4 Körperschaftsteuergesetz und/oder als Unternehmer im Sinne des § 2 Umsatzsteuergesetz steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, gelten für diese u. a. die Ordnungsvorschriften des § 146a AO. Dies beinhaltet auch die Verpflichtung zur Implementierung einer TSE.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Handelt es sich bei einem elektronischen Kassenbuch um ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO?
Antwort: Die Finanzverwaltung stellt auf den Funktionsumfang ab. Dient das elektronische Kassenbuch nicht ausschließlich der Aufzeichnung zur Dokumentation der Erfassung der Tages-/Abschluss-Werte (Bargeldbestand, bare (Tages-)Betriebseinnahmen, bare (Tages-)Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen, etc.), sondern auch der elektronischen Aufzeichnung zur Dokumentation von Warenverkäufen und erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung, hat das elektronische Kassenbuch Kassenfunktion i.S.d. Nr. 1.2. des AEAO zu § 146a und fällt somit in den Anwendungsbereich des § 146a AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wann gilt ein System als „bauartbedingt nicht aufrüstbar”?
Antwort: Eine gesetzliche Definition des Begriffs „bauartbedingt” gibt es nicht (es ist ein sog. unbestimmter Rechtsbegriff und muss daher ausgelegt werden). Dem Wortlaut nach muss die Bauart (also die grundsätzliche Auslegung des Systems wie z.B. Ausstattung mit Schnittstellen, Prozessorleistung, Speicher, Funktionen des Betriebssystems usw.) eine Nachrüstung unmöglich machen. Die tatsächliche Verfügbarkeit oder der Preis einer Aufrüstung spielt bei der Beurteilung keine Rolle. Die Finanzverwaltung erklärt im Anwendungserlass, dass für PC-basierte Kassensysteme die hier genannte Regelung generell nicht in Anspruch genommen werden kann, was die hier aufgeführte Einschätzung bestätigt. Es reicht also beispielsweise nicht aus, dass der Hersteller des Kassensystems kein passendes Update anbietet. In solchen Fällen wird sich Rechtssicherheit nur durch einen positiv beschiedenen Antrag auf Erleichterung gemäß § 148 AO und auch nur für den Einzelfall herstellen lassen.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Dürfen Kassen, die bauartbedingt (also z.B. aufgrund fehlender Schnittstellen) keine der verfügbaren TSE-Lösungen anbinden können, ab dem 1.1.2020 noch verkauft und dann bis Ende 2022 genutzt werden?
Antwort: Nein. Das gewerbliche Inverkehrbringen und sogar das Bewerben solcher Systeme ist eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro. Den Anforderungen des § 146a AO entspricht ein System, wenn es über eine Anbindungsmöglichkeit an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügt. Nach Nr. 11.2 des Anwendungserlasses zu § 146a AO können elektronische Aufzeichnungssysteme mit Anbindungsmöglichkeit an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung unabhängig voneinander beworben oder In-Verkehr gebracht werden. Kassen, die bauartbedingt (z.B. aufgrund fehlender Schnittstellen) keine TSE anbinden können, dürfen ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in Verkehr gebracht werden.
Quelle: § 379 Abs. 1 AO; FAQs des BMF

Frage: Dürfen nicht aufrüstbare, gebrauchte Geräte, die vor dem 1.1.2020 in Verkehr gebracht wurden, aber erst nach dem 1.1.2020 vom Steuerpflichtigen erworben wurden, noch bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden?
Antwort: Nein. Diese Geräte dürfen ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr vertrieben oder beworben werden. Dies gilt auch für gebrauchte Geräte. Da sie in diesem Fall vom Steuerpflichtigen nach dem 1. Januar 2020 angeschafft werden, gilt die Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO nicht. Die Geräte dürften also nicht genutzt werden.
Quelle: Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO; FAQs des BMF

Frage: Müssen Systeme, die unter die Übergangsregelung für nicht nachrüstbare Geräte fallen, die DSFinV-K unterstützen?
Antwort: Nein, die DSFinV-K ist Teil der „einheitlichen digitalen Schnittstelle” und diese ist von der Übergangsregelung mit erfasst.
Quelle: Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO

Frage: Dürfen bauartbedingt nicht aufrüstbare Kassensysteme im Zeitraum vom 1.1.2020 bis 31.12.2022 als Leihgeräte vermietet werden?
Antwort: Nein. Ab dem 1. Januar 2020 darf eine Überlassung von elektronischen Aufzeichnungssystemen nur von Geräten, die die Voraussetzungen des § 146a Absatz 1 AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV erfüllen, erfolgen. Die Ausnahme von der Pflicht zur Nutzung einer TSE bedingt, dass die Systeme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft und auch vor dem 1. Januar 2020 überlassen wurden sowie die Voraussetzungen des Artikel 97 § 30 Absatz 3 EGAO erfüllen.
Quelle: Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO; FAQs des BMF

Frage: Dürfen innerhalb einer Betriebsstätte Kassensysteme mit angeschlossener TSE und bauartbedingt nicht aufrüstbare Kassensysteme bis zum 31.12.2022 zeitgleich verwendet werden?
Antwort: Ja, sofern die nicht aufrüstbaren Geräte die Voraussetzungen des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO erfüllen, also eine Anschaffung nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 erfolgte und die Geräte die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen. Dies gilt nicht, wenn die Kassen in einem Verbundsystem zusammen eingebunden sind.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Gilt die Übergangsregelung für nicht nachrüstbare Systeme auch für gebrauchte Geräte, also solche, die bereits vor dem 26.11.2010 in Verkehr gebracht wurden und erst nach diesem Termin (aber vor dem 1.1.2020) vom heutigen Anwender gebraucht gekauft wurden?
Antwort: Ja, soweit die Registrierkasse die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllt. Entscheidend ist in diesem Fall das Datum der Anschaffung durch den Anwender, nicht ob es zu dem Zeitpunkt eine neue oder gebrauchte Registrierkasse war. Der Wille des Gesetzgebers war ein Investitionsschutz für Anschaffungen anlässlich des BMF-Schreibens vom 26.11.2010.
Quelle: FAQs des BMF; Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO; Begründungsteil zu Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Frage: Trägt der Kassen- bzw. Softwarehersteller die Verantwortung, wenn ein Anwender die Kasse ohne TSE verwendet? Muss dann das Kassenmodul zwangsweise deaktiviert werden, wenn keine TSE vorhanden ist oder ist der Hinweis ausreichend für den Anwender?
Antwort: Eine Kasse ohne entsprechende TSE-Anbindungsmöglichkeit darf ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, der Steuerpflichtige diese aber nicht nutzt, ist das nicht das Risiko des Herstellers. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wo kann ich in Erfahrung bringen, ob eine TSE zertifiziert ist oder sich im Zertifizierungsverfahren befindet?
Antwort: Zertifizierte Produkte sind auf der Website des BSI gelistet. Das BSI stellt ebenfalls eine Übersicht über laufende Zertifizierungsverfahren zur Verfügung (sofern das jeweilige Unternehmen der Veröffentlichung zugestimmt hat).
Quelle: Siehe Antwort

Frage: Müssen die Kassen (Software und/oder Hardware) selbst auch zertifiziert werden?
Antwort: Nein, es muss nur die technische Sicherheitseinrichtung vom BSI zertifiziert werden.
Quelle: FAQs des BSI

Frage: Wie lange kann eine TSE genutzt werden?
Antwort:Grundsätzlich solange alle Zertifizierungen des BSI und die kryptografischen Zertifikate der TSE gültig sind.
Nach diesem Tag können keine weiteren Transaktionen mit der TSE durchgeführt werden. Es werden TSE mit verschiedener Laufzeit angeboten – nach aktuellem Wissensstand 5 oder 7 Jahre.
Quelle: Recherche des DFKA; FAQs des BMF

Frage: Sind auch „Cloud“-Lösungen möglich?
Antwort: Ja. Im Zuge der Technologieoffenheit sind auch fernverbundene Technische Sicherheitseinrichtungen und Komponenten von Technischen Sicherheitseinrichtungen möglich. Bei dieser Art einer Technischen Sicherheitseinrichtung muss jedoch auch in der Kasse oder dem Kassenverbund eine zertifizierte Sicherheitsmodulanwendung eingesetzt werden, über welche die sichere Anbindung des fernverbundenen Hardware-Sicherheitsmoduls erfolgt.
Quelle: FAQs des BSI

Frage: Laut FAQs des BSI ist bei einer „fernverbundenen” TSE eine zertifizierte Softwarekomponente im Kassensystem erforderlich. Wie ist „fernverbunden” definiert?
Antwort: „Fernverbunden“ ist eine Komponente der TSE – wie etwa bei der Aufteilung SMAERS vs. CSP der TSE – wenn sie nicht lokal in der operationellen Umgebung des Steuerpflichtigen betrieben wird. Die operationelle Umgebung muss dabei unter der physischen Kontrolle des Steuerpflichtigen sein.
Quelle: FAQs des BSI; FAQs des BMF; BSI-Schutzprofil, Figure 1

Frage: Wo muss die SMEARS-Komponente eingesetzt werden, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem als Software-as-a-Service auf fernverbundenen Serversystemen des Steuerpflichtigen oder Systemen Dritter bereitgestellt wird?
Antwort: Es gelten die grundsätzlichen Anforderungen aus den Sicherheitsvorgaben, nach denen die Sicherheitsmodulanwendung zwingend in der physischen Einsatzumgebung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu betreiben ist.
Quelle: FAQs des BSI

Frage: Was ist die physische Einsatzumgebung der TSE?
Antwort: Aus den Sicherheitsvorgaben der SMAERS-Komponente der Technischen Sicherheitseinrichtung geht hervor, dass das Sicherheitsmodul der Technischen Sicherheitseinrichtung und das Aufzeichnungssystem sich in der gleichen physischen Einsatzumgebung befinden müssen.
Quelle: FAQs des BSI

Frage: Ist eine Internet-Verbindung nötig, um eine Kasse mit einer TSE zu betreiben?
Antwort: Das hängt vom Typ der TSE ab. Es befinden sich zurzeit neben den lokalen Lösungen auch TSE als Cloud-Lösungen in der Zertifizierung. Für eine Anbindung einer TSE als Cloud-Lösung ist eine ständige Internetverbindung erforderlich.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wird die TSE selbst personalisiert, also direkt bei der Herstellung dem späteren Anwender zugeordnet (so wie das z.B. bei Signaturkarten der Fall ist) oder kann man unbenutzte TSE frei handeln?
Antwort: TSEs werden bei der Herstellung nicht personalisiert. Die Zuordnung der TSE zum Anwender erfolgt aktuell ausschließlich über das Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO. Bis zum Beginn der Nutzung und Meldung der Kasse und zugehörigen TSE an das Finanzamt ist ein Handel damit also uneingeschränkt möglich.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Kann man bereits benutzte TSE an andere Anwender weitergeben bzw. verkaufen?
Antwort: Ja. Wird eine TSE an einen Dritten abgegeben, ist die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats durch den bisherigen Nutzer über das Mitteilungsverfahren anzuzeigen. Außerdem müssen alle Daten der TSE vorher gesichert werden. Der neue Anwender hat außerdem den Stand des Transaktionszählers sowie den Stand des Signaturzählers zu dokumentieren. Es empfiehlt sich eine Dokumentation des Transaktionszähler- und Signaturzähler-Stands im Übertragungsvertrag.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Muss für jede Kasse immer eine eigene TSE eingesetzt werden?
Antwort: Nein. Mehrere Kassen können an eine TSE angebunden werden (vgl. Nr. 1.3 AEAO zu § 146a).
Quelle: FAQs des BMF; AEAO zu § 146

Frage: Müssen auch mobile Endgeräte (sog. Handhelds), mit denen die Bestellung der Kunden an stationäre Kassen, einen Server o.ä. übertragen wird, bereits an eine TSE angebunden werden?
Antwort: Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie selbst ein (Teil eines) Aufzeichnungssystem(s) sind, oder als Eingabegerät zu qualifizieren sind. Kann das Gerät offline, ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem und ist selbst unmittelbar an eine TSE anzubinden. Gehen die Funktionen des Geräts hingegen nicht über die Funktionen z.B. einer Tastatur hinaus, handelt es sich um ein Eingabegerät. In diesem Fall werden die erfassten Daten unmittelbar nach Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Welche Verpflichtungen gibt es für eine Sicherung der aufgezeichneten Daten in der Kasse (DSFinV-K) und in der TSE?
Antwort: Aus den GoBD ergibt sich direkt eine Verpflichtung zur Sicherung der aufgezeichneten Kassendaten. Für die Daten der TSE fordert das BSI ein Konzept zur Datensicherung: „Dieses Konzept darf sich dabei nicht ausschließlich auf technische Eigenschaften der Technischen Sicherheitseinrichtung stützen, sondern MUSS auch unterstützende Prozesse mitberücksichtigen und Hinweise auf notwendige durchzuführende Maßnahmen enthalten.” Also müssen auch die TSE-Daten außerhalb der TSE gesichert werden.
Quelle: GoBD Rz. 103 und 104; BSI TR-3153 Nr. 6.1.2

Frage: Dürfen die Daten der Kasse (zur Erzeugung des DSFinV-K-Exports) in der Cloud gespeichert werden?
Antwort: Ja. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engen zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können. Falls die Daten jedoch auf Servern außerhalb Deutschlands gespeichert werden sollen, erfordert das eine Genehmigung der zuständigen Finanzbehörde.
Quelle: FAQs des BMF; § 146 AO

Frage: Kann man bei Ausfall oder Nichterreichbarkeit einer TSE (z.B. bei einer Cloud-Lösung oder einer zentralen TSE im eigenen Rechenzentrum) auf eine zweite TSE zugreifen?
Antwort: Nach Nr. 1.3 des AEAO zu § 146a muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme bei störungsfreier Verwendung genau einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zugeordnet sein. Im Falle einer Störung darf also auf eine zweite TSE zugegriffen werden.
Quelle: FAQs des BMF; AEAO zu § 146

Frage: Welche Anforderungen gibt es bei der Client-Anmeldung an der TSE? Was muss als Client-ID der TSE verwendet werden? Muss diese gleich der Kassen-Seriennummer aus dem Meldeverfahren sein?
Antwort: Die Anmeldung an der TSE muss analog zu den Angaben im Meldeverfahren erfolgen. Jedes Gerät, das als Kasse im Meldeverfahren gemeldet wurde, muss sich als Client an der jeweiligen TSE anmelden. Als Client-ID ist dabei immer die Seriennummer zu verwenden, die im Meldeverfahren angegeben wurde.
Quelle: Auslegung des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an BMF gestellt

Frage: Sind Gebühren-Kassen die ausschließlich im hoheitlichen Bereich eingesetzt werden, durch eine TSE zu schützen?
Antwort: Eine Pflicht zum Einsatz einer TSE besteht nicht, soweit das System nicht zur Abwicklung steuerlich aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle verwendet wird.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Können elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE und elektronische Aufzeichnungssysteme, die zulässiger Weise ohne TSE betrieben werden können (z. B. Fakturierungssystem ohne Barzahlungsfunktion), parallel im Unternehmen eingesetzt werden (z.B. in einem Verkaufsraum)?
Antwort: Sofern die elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion vollständig und nachvollziehbar (einschließlich vor- oder nachgelagerte Systeme) von anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen, die ausschließlich bargeldlose Zahlungen akzeptieren, getrennt sind, müssen letztere nicht mit einer TSE gesichert werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie sind Umsatzsteuersatzänderungen (aktuell, die durch das Zweite Corona-Steuerhilfegesetz) in der DSFinV-K abzubilden?
Antwort: Über die ID 1 – 4 sind immer die jeweils geltenden Steuersätze abzubilden. Historische Steuersätze (z. B. 19 % und 7 % für den Zeitraum 1. Juli bis 31. Dezember 2020) sind über die ID 11 und 21 (allgemeiner Steuersatz) oder 12 und 22 (ermäßigter Steuersatz) abzubilden (vgl. Tz. 3.2.6 der DSFinV-K 2.2).
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Muss jede Transaktion, die in der DSFinV-K aufgezeichnet wird, auch über die TSE gesichert werden?
Antwort: Welche Vorgänge verpflichtend über die TSE abzusichern sind, ergibt sich aus Nr. 1.8 und 1.9 des AEAO zu § 146a. Ein darüberhinausgehender Umfang ist möglich. Konkrete Empfehlungen dazu werden ohne weitere Konkretisierung der Anforderungen durch die Finanzverwaltung jedoch nicht gegeben können.
Quelle: FAQs des BMF; AEAO zu § 146

Frage: Ist es zulässig, den Transaktionstyp „AVBestellung” der DSFinV-K dem processType „Kassenbeleg-V1” in der Einbindungs-Schnittstelle zur TSE zuzuweisen?
Antwort: Nein, der Transaktionstyp „AVBestellung” der DSFinV-K muss dem processType „Bestellung-V1” zugeordnet werden.
Quelle: Auslegung des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an BMF gestellt

Frage: Ist es zulässig, den Transaktionstyp „AVSonstige” der DSFinV-K dem processType „Kassenbeleg-V1” in der Einbindungs-Schnittstelle zur TSE zuzuweisen?
Antwort: Nein, der Transaktionstyp „AVSonstige” der DSFinV-K muss dem processType „SonstigerVorgang” zugeordnet werden.
Quelle: Auslegung des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an BMF gestellt.

Frage: Ist es zulässig, folgende Transaktionstypen der DSFinV-K dem Kassenbeleg-V1 in der Einbindungs-Schnittstelle zur TSE zuzuweisen: Beleg, AVtransfer, AVTraining, AVBelegstorno, AVBelegabbruch, AVSachbezug und AVRechnung
Antwort: Es existiert kein ausgesprochenes Verbot der Zuweisung zum processType „Kassenbeleg-V1”. Jedoch sind unabhängig vom Transaktionstyp die für „Kassenbeleg-V1” vorgegebenen Felder (processData) der Finish-Transaktion zwingend durch das Aufzeichnungssystem zu füllen.
Quelle: Auslegung des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an BMF gestellt

Frage: Wie können verschiedene Preisebenen für Artikel / Kunden / Zeiten dargestellt werden, wenn es keinen „Standard-Preis“ gibt?
Antwort: Es gibt mehrere Möglichkeiten der Darstellung der Preise: (a) Nutzung verschiedener Artikel mit unterschiedlichen Preisen, (b) Darstellung eines Grundpreises in der Datei Bonkopf.csv und anschließender Rabattzeilen mit negativen Beträgen, (c) Darstellung des sich letztendlich ergebenden Preises in der Bonkopf.csv und eine Erläuterung der Berechnung des letztendlichen Preises über die Datei Bonkopf_Preisfindung.csv
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Was genau sind „Guthabenkarten“ und wie sind diese im Vergleich zu Gutscheinen in der DSFinV-K abzubilden?
Antwort: Jeder in der DSFinV-K zugelassene ZAHLART_TYP beschreibt entweder reales Geld oder E-Geld. […] Werden aufladbare Kundenkarten, mit denen keine E-Geldzahlungen möglich sind, lediglich vom Emittenten (herausgebenden Unternehmen) für den Zahlungsvorgang akzeptiert, so sind diese analog zu den DSFinV-K-Regeln für Gutscheine abzubilden. […] Personenbezogene Kundenkarten (z.B. Flottenkarten bei Tankstellen) hingegen können über Forderungsentstehung und -auflösung abzubilden sein. Die vollständige Fassung der Antwort kann auf der FAQ-Seite des BMF nachgelesen werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie genau definiert sich der Begriff „EC-Karten“?
Antwort: Der Begriff der „EC-Karte“ in der DSFinV-K steht für „Debit-Karten“, also z.B. girocard, Maestro, VPay.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Ist die Reihenfolge der Datenfelder innerhalb einer CSV-Datei bindend festgelegt?
Antwort: Die Reihenfolge der Felder ist nicht zwingend vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die index.xml den Aufbau der csv-Dateien richtig beschreibt. Für die spätere Auswertung in der Revisionssoftware der Finanzverwaltung (IDEA) wäre es wünschenswert, mindestens die Schlüsselfelder am Anfang der Dateien darzustellen. Maßgebend für die Musterdatei index.xml (Veröffentlichung auf der Internetseite des BZSt) sind die Reihenfolgen in der Tz. 3 der DSFinV-K. Der Anhang E zur DSFinV-K dient nur der Erläuterung.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Im Anhang H der DSFinV-K werden Ablaufbeispiele mit dem TSE-Befehl UpdateTransaction aufgeführt. In Anhang I wird gesagt, dass UpdateTransaction generell nicht verwendet wird. Was ist richtig?
Antwort: Die Beispiele in Anhang H illustrieren lediglich die im Anwendungserlass definierten Vereinfachungen zu den unterschiedlichen Fallgestaltungen. Dabei werden Start-, Update- und FinishTransaction dargestellt, da jeder dieser Absicherungsschritte im schematischen Ablauf zu betrachten ist. Im Anhang I geht es ausschließlich um die Definition von processType und processData. Beim processType „Kassenbeleg“ kann es kein UpdateTransaction geben, da sich die processData erst mit dem Abschluss des Kassenbeleges ergeben. Bei den processTypes „SonstigerVorgang“ und „Bestellung“ könnten auch UpdateTransaction möglich sein.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Muss in der Verfahrensdokumentation dargestellt werden, ob und wie Anforderungen an die Einsatzumgebung bei einer TSE umgesetzt werden?
Antwort: Eine TSE wird nur dann im zertifizierten Modus betrieben, wenn sie im Rahmen einer in der Zertifizierung vorgesehenen Einsatzumgebung eingesetzt wird. In der Verfahrensdokumentation muss deshalb nachvollziehbar dargelegt werden, wie die einzelnen Anforderungen aus der Zertifizierung der jeweiligen TSE an die Einsatzumgebung der eingesetzten TSE umgesetzt wurden. Insbesondere ist darzulegen, wie die organisatorischen und technischen Anforderungen umgesetzt wurden und bei einer Cloud-TSE, wo die einzelnen Komponenten der TSE (SMAERS, CSP, Speichermedium) betrieben werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie ist der Vorgangsstart genau definiert? Muss z.B. bei einer Vorbestellung/Reservierung im Restaurant oder bei der Reservierung von Kinokarten ein Vorgang gestartet werden? Wann genau im Bedienablauf muss eine Kommunikation mit der TSE erfolgen?
Antwort: Laut KassenSichV muss „für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs […] von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue [TSE-] Transaktion gestartet werden.” Bei Reservierungen, Vorbestellungen oder anderen Vereinbarungen über zukünftige Lieferungen oder Dienstleistungen ist im ersten Schritt also zu entscheiden, ob in diesem Rahmen ein Vorgang begonnen werden muss. Eine hinreichende Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem Geschäftsvorfall kommt, ist beispielsweise dann gegeben, wenn aufgrund dieses Schrittes bereits Leistungen vorbereitet werden. Wenn also aufgrund einer Bestellung Ware produziert wird, ist ein Vorgang zu beginnen. Wenn Anzahlungen geleistet werden oder der Rücktritt von der Bestellung bzw. Reservierung zu einer Zahlung führt (z.B. „No-Show“-Gebühr), ist in jedem Fall ein Vorgang zu beginnen. Eine unverbindliche Vorreservierung einer Leistung, die ohnehin erbracht werden wird (z.B. Vorreservierung von Kinokarten, die verfällt, wenn sie nicht bestätigt wird oder auch die Vereinbarung eines Friseurtermins) führt nicht zum Beginn eines Vorgangs. Wenn der aktuelle Bedienvorgang zu einem Vorgangsbeginn im Sinne des AEAO führt, muss in der TSE eine Transaktion gestartet werden, sobald eine relevante Handlung vorliegt. Hierbei kann es sich um den Beginn der Erfassung der Bestellung oder das Scannen von Ware handeln.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Die Abläufe bei „langanhaltenden Bestellvorgängen” (AEAO zu § 146a Nr. 3.6.6.2) bis zur Rechnung sind oft nicht linear, z.B. können in der Gastronomie zwischen Bestellung und Rechnung Tischspeicher gesplittet (aus einem werden mehrere) oder zusammengelegt (aus mehreren wird einer) werden. Welche Startzeit bekommt die Rechnung?
Antwort: Sofern die langanhaltenden Bestellvorgänge mit der Transaktion „Bestellung“ abgesichert wurden, bekommt jede Rechnung den Zeitpunkt als Startzeit zu dem die Transaktion „Kassenbeleg“ begonnen wird. Werden z.B. mehrere Rechnungen für einen Tisch zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt, so erhält die jeweilige Rechnung die Startzeit des Zeitpunkts zu dem die jeweilige Transaktion „Kassenbeleg“ begonnen wird. Zusätzlich ist auf den Bon der Startzeitpunkt der ersten Bestellung in Klarschrift aufzudrucken (siehe Nr. 2.7 sowie Anlage H, Folie 5, der DSFinV-K).
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Welche Anforderungen gelten an die „Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung” (AEAO § 146a, Nr. 3.6.6.2)? Wenn eine “handelsübliche Bezeichnung” zu verwenden ist, wie und wo ist diese definiert?
Antwort: FAQ des BMF: ‚Dies ist in Nr. 2.1.3 des AEAO zu § 146 sowie Abschnitt 14.5 Absatz 15 Sätze 2 ff. des UStAE definiert.’Im AEAO zu § 146 Nr. 2.1.3 wird von „eindeutig bezeichneten Artikeln” gesprochen, ohne diese näher zu beschreiben. § 14 Abs. 4 UStG fordert eine „handelsübliche Bezeichnung” auf der Rechnung. Im UStAE wird definiert: ‚Handelsüblich […] ist jede im Geschäftsverkehr für einen Gegenstand allgemein verwendete Bezeichnung, z.B. auch Markenartikelbezeichnungen. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z.B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z.B. Geschenkartikel, reichen nicht aus.’ Der AEAO zu § 146 erlaubt unter Nr. 2.1.3 eine Zusammenfassung: ‚Werden der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, sofern die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt.‚
Quelle: FAQs des BMF; UStAE Abschnitt 14.5 Absatz 15

Frage: Müssen bei größeren Softwaresystemen, die auch ein Kassenmodul enthalten, Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die mit dem Verkauf nur indirekt tun haben, z.B. die Bestellung von Ware beim Lieferanten, die für eine verbindlich vereinbarte Veranstaltung bestimmt ist?
Antwort: Es müssen nur die Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Bestellungen beim Lieferanten über eine Warenwirtschaft gehören nicht dazu, auch wenn sie einem zukünftigen Verkauf eindeutig zugeordnet werden können. Sie müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten aufgezeichnet werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie ist mit Geschäftsvorfällen zu verfahren, die länger als einen Tag andauern? Die DSFinV-K und auch die meisten Kassen basieren auf einem Tagesabschluss.
Antwort: Nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle werden entweder als Bestellungen in eigenen Transaktionen oder als „andere Vorgänge“ abgesichert, die in der DSFinV-K über den Abrechnungskreis oder eine Referenzierung miteinander verknüpft sind.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wenn mit Bestellungen gearbeitet wird, wie müssen dann nachträgliche Preisänderungen (die nach der Bestellung, aber vor der Rechnung erfolgen) abgebildet werden?
Antwort: Alle Veränderungen müssen nachvollziehbar in Form einer Bestellung abgebildet werden. Die Summe aus der Menge multipliziert mit dem Bruttopreis aller Bestellungen muss dem Gesamtbruttobetrag der entsprechenden Rechnungen entsprechen. Daher müssen alle Veränderungen in Form einer Bestellung („AVBestellung”, i.d.R. als Storno und neue Bestellung) abgebildet werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie müssen Trinkgelder behandelt werden?
Antwort: Trinkgeld an den Unternehmer sind Teil des Umsatzes und somit zu erfassen. Trinkgeld an Angestellte sind unter dem Aspekt der Kassensturzfähigkeit wichtig, wenn und soweit diese nicht physisch getrennt vom betrieblichen Bargeldbestand aufbewahrt werden. Sofern Trinkgelder in den Geldbestand der Kasse aufgenommen werden, sind Aufzeichnungen hierüber mit einer TSE abzusichern.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Müssen Verkostung/Bruch etc. künftig an der Kasse „verbucht“ werden?
Antwort: Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Bestandsveränderungen über eine Kasse abzubilden. Andere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Gibt es eine Bon- oder Belegpflicht?
Antwort: Ja. Im Gesetz wird die „Bonpflicht“ als Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) bezeichnet. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Die Belegausgabepflicht gilt auch für Registrierkassen, die der Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO unterliegen. Die Belege dieser Registrierkassen müssen nicht den Anforderungen des § 6 KassenSichV entsprechen. Letzteres ist ohne eine TSE auch nicht möglich.
Quelle: FAQs des BMF; AEAO zu § 146

Frage: Was passiert, wenn der Belegausgabepflicht nicht entsprochen wird?
Antwort: Die Belegausgabepflicht ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzkonzeptes des § 146a Abgabenordnung. Ein Verstoß kann als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde. Dies kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Außerdem kann ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ein Indiz sein, dass das Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet oder geschützt wird (Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummern 4 oder 5 Abgabenordnung).
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Welche Rolle spielt die Belegpflicht bei der Sicherheit des Systems? Die Speicherung der Daten ist doch abgesichert?
Antwort: Die Verwendung der TSE sorgt für eine Speicherung der Daten in einer Form, die Veränderungen oder Löschungen erkennbar macht. Es sind jedoch weiterhin sehr einfache Manipulationen möglich, indem Verkäufe gar nicht erst erfasst werden, ein Kassensystem ohne TSE genutzt wird oder die Kassensoftware die Daten nicht vollständig an die TSE überträgt. Dies ist nur durch Kontrollen in Form der Kassen-Nachschau erkennbar. Kassen-Nachschauen mit Datenzugriff und -auswertung sind für Unternehmen und Finanzverwaltung sehr aufwändig. Die Belegpflicht in Verbindung mit prüfbaren Sicherheitsmerkmalen (digitale Signatur) auf dem Beleg erlaubt eine einfache und schnelle Kontrolle, ob alle Verkäufe korrekt erfasst wurden. Beispielsweise in Österreich hat es bereits entsprechende Manipulationsversuche gegeben, die bei Kassen-Nachschauen in Verbindung mit der Belegpflicht entdeckt wurden.
Quelle: DFKA

Frage: Müssen Kunden den Beleg annehmen oder sogar aufbewahren?
Antwort: Nein, weder noch. Es muss aber in jedem Fall der Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Was passiert, wenn der Kunde keinen Beleg haben möchte?
Antwort: FAQ des BMF: ‚Der Beleg muss in jedem Fall auf Papier oder elektronisch (z.B. PDF) erstellt und dem Kunden angeboten werden. Möchte der Kunde den Beleg nicht mitnehmen, kann dieser vernichtet werden.’
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Gibt es Ausnahmen von der Belegausgabepflicht?
Antwort: Es können im Einzelfall Erleichterungen bzw. Ausnahmen beantragt werden. Der Anwendungserlass führt dazu aus: ‚Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar. […] Die Befreiung von der Belegausgabepflicht setzt voraus, dass durch die Unterdrückung der Belegausgabe die Funktion der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nicht eingeschränkt wird.’ Nach § 6 KassenSichV kann ein Beleg auch in elektronischer Form ausgegeben werden.
Quelle: AEAO zu § 146; FAQs des BMF

Frage: Gibt es eine Bagatellgrenze für die Belegerteilungspflicht?
Antwort: Nein. Erleichterungen von der Belegpflicht müssen im Einzelfall vom zuständigen Finanzamt oder generell vom BMF beispielsweise per Anwendungserlass genehmigt werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Welche Anforderungen gibt es an einen elektronischen Beleg (Form, Inhalt und Art der Zurverfügungstellung an den Kunden), um die erforderliche Prüffähigkeit bei der Kassen-Nachschau sicherzustellen?
Antwort: Laut Anwendungserlass muss die Ausgabe „in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen, d. h. der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein.” Die Anforderungen an den Inhalt eines elektronischen Beleges sind deckungsgleich mit denjenigen an einen Papierbeleg und ergeben sich aus § 6 KassenSichV.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Reicht es aus, dem Kunden den Beleg auf einem Display anzuzeigen?
Antwort: Nein, das schließt die Finanzverwaltung ausdrücklich aus.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Reicht es zur Erfüllung der Belegausgabepflicht aus, elektronisch erzeugte Kassenbelege auf einem Server zum Download bereitzustellen und dem Kunden den Downloadlink als QR-Code-Anzeige auf einer elektronischen Bestellhilfe oder einem Kundendisplay zur Verfügung zu stellen?
Antwort: Vor Bereitstellung des Belegs muss die Transaktion abgeschlossen sein. Da der elektronische Kassenbeleg erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt wird, ist die Belegausgabepflicht erfüllt.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Welchen Vorteil hat es, den vom BMF spezifizierten, freiwilligen QR-Code auf den Beleg zu drucken? Ist er auch auf internen Belegen (z.B. Küchenbons oder Eigenbelegen) sinnvoll?
Antwort: Momentan kann nur von einer schnelleren Kassen-Nachschau ausgegangen werden. Ein Wegfall des Klartextes für Prüfwert (Signatur), TSE-Seriennummer usw. wird in Aussicht gestellt, ist aber mit der aktuellen Fassung der KassenSichV (die eine Lesbarkeit der Angaben auf dem Beleg „ohne maschinelle Unterstützung” fordert) nicht vereinbar. Auf internen Belegen ist ein QR-Code nicht weder erforderlich noch sinnvoll..
Quelle: Recherche des DFKA; FAQs des BMF

Frage: Wozu dient die Kassen-Nachschau und wie wird sie bei Systemen mit einer TSE ablaufen?
Antwort: Die Kassen-Nachschau dient zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung außerhalb einer Außenprüfung. Insbesondere soll die einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung sowie die Einhaltung der Belegausgabepflicht überprüft werden. Abhängig von der Beschaffenheit des Beleges kann eine Kassen-Nachschau sich auch rein auf die Prüfung von Belegen (z.B. aus einem Testkauf) beschränken. Dies dürfte vor allem bei aufgedrucktem QR-Code auf dem Beleg der Fall sein. Ist kein QR-Code auf dem Beleg vorhanden, wird der Prüfer in jedem Fall auf die Log-Messages der TSE („TAR-Files”) und/oder einen Datenexport gemäß DSFinV-K zurückgreifen müssen.
Quelle: AEAO zu § 146; Auslegung DFKA

Frage: Wann wird man DSFinV-K-Daten und wann Daten aus der TSE vorlegen müssen?
Antwort: Hierzu gibt es noch keine Aussagen der Finanzverwaltung oder andere Erkenntnisse. Sicher ist, dass DSFinV-K-Daten in Betriebsprüfungen (für Prüfungszeiträume 2020 und später) vorzulegen sind. Da diese für sich alleine verifizierbar und prüfbar sind, wird ein Zugriff auf die TSE-Daten eher eine Ausnahme darstellen. Der typische Ablauf einer Kassen-Nachschau bei Systemen mit einer TSE ist bisher nicht bekannt. Sachgerecht wäre es, überwiegend Belegkontrollen durchzuführen und nur im Einzelfall auf Daten zuzugreifen (DSFinV-K und/oder TSE-Daten).
Quelle: Einschätzung des DFKA

Frage: Ist es ausreichend, wenn die TSE für einen Datenzugriff entnommen und z.B. auf einem PC ausgelesen werden muss – also die Kasse nicht die Daten aus der TSE auslesen und auf einen Datenträger schreiben kann?
Antwort: Ja. Es gibt keine Vorgaben für den genauen Weg, auf dem die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau in dem in der BSI-TR-03151 spezifizierten TAR-Format übergeben werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Was bedeutet „Kassensturzfähigkeit”? Auf welcher Rechtsgrundlage basiert sie?
Antwort: Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass eine Überprüfung des Ist-Kassenbestandes mit dem Soll-Kassenbestand möglich ist. Dies ergibt sich aus § 146 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie werden in Bezug auf die Kassensturzfähigkeit Kellner-Portemonnaies bzw. Kassenschubladen, die bei Verkäufer-Wechsel beim Verkäufer verbleiben, behandelt?
Antwort: Für eine ordnungsmäßige Kassenführung ist es ausreichend, den Gesamt-Kassenbestand pro Betriebsstätte zu führen. Es ist also nicht erforderlich, für die Kellner-Portemonnaies bzw. die Kassenschubladen jeweils ein eigenes Kassenbuch oder einen eigenen Kassenbericht zu führen. Beim Einsatz wechselnder Kassenschubladen ist kein Kassenabschluss bei jedem Wechsel vorgeschrieben. Die Schublade ist allerdings nicht als ein Aufzeichnungssystem zu verstehen. Weiterhin bleibt die im Einsatz befindliche Kasse das System, auf das abgestellt wird.
Quelle: Wacker/Högemann, Überhöhte Anforderungen der Finanzverwaltung an die Kassenführung, BBK Nr. 13 vom 05.07.2013; FAQs des BMF

Frage: Welche Auswirkungen haben DSFinV-K und TSE auf den Umfang von Verfahrensdokumentation und Protokollierung?
Antwort: Auf eine detaillierte Beschreibung der standardisierten Teile (TSE, Schnittstellen, Datenformate) kann im Rahmen einer Systemdokumentation verzichtet werden. Im Übrigen ist eine Systemdokumentation in Abhängigkeit des jeweils eingesetzten Systems als Teil der Verfahrensdokumentation zu erstellen.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie sind die Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV bei einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung dem Prüfer zur Verfügung zu stellen?
Antwort: Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engem zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können. Dies gilt auch für den Fall, dass eine Cloud-TSE eingesetzt wird. Die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems müssen im Format der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) zur Verfügung gestellt werden. Weitere Daten eines komplexen Softwaresystems, die nicht unter die DSFinV-K fallen (z. B. Warenwirtschaft), sind in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Dabei muss das Einlesen der Daten ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Die Daten der TSE müssen im Export-Format der TSE übergeben werden. Welche Daten bei einer Außenprüfung oder Nachschau bereitgestellt werden müssen, hat der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie kann ich die Daten für die Anmeldung der Kasse nach § 146a Absatz 4 AO mitteilen?
Antwort: Die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I (voraussichtlich im Jahr 2023) gesondert bekannt gegeben. Erst nach erfolgter Bekanntgabe kann die Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 AO wirksam erfüllt werden.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Wie wird das Meldeverfahren generell ablaufen?
Antwort: Im Gesetz ist von einem „amtlich vorgeschriebenen Vordruck” die Rede. Nach aktuellem Wissensstand soll die Meldung zukünftig auch über ELSTER (über das Portal oder eine Software-Schnittstelle) möglich sein.
Quelle: Recherche des DFKA; zum Ablauf des Verfahrens sind bisher keine Details bekannt

Frage: Gilt die Meldepflicht auch für Systeme, die unter die Übergangsregelung für nicht nachrüstbare Geräte fallen?
Antwort: Nein, diese müssen nicht gemeldet werden.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Was genau ist eine Kasse (also ein „elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion”) im Sinne des Meldeverfahrens? Müssen Eingabeterminals, mit Kassen verbundene Smartphone-Apps, Funk-Bestellsysteme usw. auch als Kasse im Meldeverfahren angegeben werden?
Antwort: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die „Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt.“ Ein damit verbundenes System, das selbst keine Grundaufzeichnungen erstellt, ist also kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des Meldeverfahrens und muss daher auch nicht separat gemeldet werden.
Quelle: AEAO zu § 146; FAQs des BMF

Frage: Was ist bei Systemen, bei denen Hard- und Software keine Einheit bilden (also z.B. PC-Kassensystem oder App-Lösungen) als Seriennummer des Aufzeichnungssystems zu verwenden? Kommt es primär auf die Hardware oder die Software an? Muss die Seriennummer auf dem Gerät lesbar sein?
Antwort: Hier ist nur die Seriennummer oder der eindeutige Lizenzschlüssel der Software sinnvoll. Hardware kann bei Defekten oder bei einer Modernisierung jederzeit ausgetauscht werden, während Software und Datenbestand erhalten bleiben. Bei virtualisierten Servern ist die Verwendung einer Hardware-Seriennummer praktisch unmöglich. Die Kassensoftware muss die Seriennummer „kennen”, um sie an die TSE übertragen zu können. Es existiert keine Vorschrift, nach der die Seriennummer auf einem Gerät lesbar sein muss – ganz abgesehen davon, dass das oft nicht möglich ist.
Quelle: Auslegung des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an das BMF gestellt

Frage: Muss ein Aufzeichnungssystem auch angemeldet werden, wenn es zwar angeschafft wurde, aber noch nicht in Betrieb genommen wird?
Antwort: Ja. Im Gesetz ist ausdrücklich die Rede von „Anschaffung” und nicht von „Inbetriebnahme”.
Quelle: § 146 AO

Frage: Wie funktioniert das Meldeverfahren bei Leasing-, Miet- oder Leihgeräten?
Antwort: Der Anwendungserlass macht keinen Unterschied zwischen Kauf und anderen Arten der Beschaffung. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass als Anschaffungsdatum der Beginn des Leasing- oder Mietvertrags zu melden ist.
Quelle: AEAO zu § 146

Frage: Gibt es besondere Regeln für Geräte, die nur kurzfristig (z.B. nur wenige Tage) vermietet oder verliehen werden?
Antwort: Es gelten die gleichen Regeln wie bei Kauf, Leasing, Miete o.ä. Der Entleiher hat seine Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gegenüber der Finanzbehörde zu erfüllen.
Quelle: FAQs des BMF

Frage: Was ist in Bezug auf die Meldepflicht zu tun, wenn ein Aufzeichnungssystem angeschafft wurde, aber noch keine TSE geliefert wurde? Ab wann läuft dann die Frist von einem Monat?
Antwort: Z.Zt. keine eindeutige Antwort möglich
Quelle: Frage an BMF gestellt

Frage: Wer darf bevollmächtigt werden, die Meldung der Kassen/TSE beim Finanzamt durchzuführen?
Antwort: Da es sich nicht um eine sog. „Vorbehaltsaufgabe” der Steuerberater handelt, kann grundsätzlich jeder bevollmächtigt werden.
Quelle: Recherche des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an das BMF gestellt

Frage: Ist der Betrieb von Kassensystemen mit TSE möglich, auch wenn das Meldesystem der Finanzverwaltung noch nicht funktionieren sollte?
Antwort: Ja, da weder Kasse noch TSE für den einwandfreien Betrieb eine Information aus dem Meldeverfahren benötigen. In der Nichtbeanstandungsregelung wird die Meldepflicht ausdrücklich ausgesetzt, solang die Meldung nicht elektronisch möglich ist.
Quelle: Recherche des DFKA; Nichtbeanstandungsregelung

Frage: Was passiert, wenn die TSE einer Kasse ausfällt?
Antwort: Es kann weitergearbeitet werden. Die Kasse zeichnet alle Vorgänge weiterhin auf, lediglich ohne Absicherung durch die TSE. Der Ausfall muss dokumentiert – auch elektronisch durch die Kasse selbst möglich – und unverzüglich beseitigt werden. Der Ausfall der TSE muss auf dem Beleg vermerkt werden.
Quelle: AEAO § 146; FAQs des BMF

Frage: Was passiert, wenn die Kasse ausfällt?
Antwort: Da keine Kassenpflicht besteht, sind dann die bereits heute geltenden Aufzeichnungsregelungen bei Führung einer sog. „offenen Ladenkasse“ zu beachten.
Quelle: AEAO zu § 146; FAQs des BMF

Frage: Was ist bei Verlust oder Diebstahl einer TSE zu tun?
Antwort: Dies muss wie ein Ausfall der TSE behandelt werden. Um eine missbräuchliche Verwendung zu vermeiden, muss der Verlust der TSE per Meldeverfahren mitgeteilt werden – solange dies noch nicht existiert, ist der Verlust zu dokumentieren.
Quelle: AEAO § 146; FAQs des BMF

Frage: Wie kann ein Austausch defekter Hardware bei Beibehaltung von Software und Daten – bei dem es sich ja formell um ein Inverkehrbringen handelt – nach dem 1.1.2020 stattfinden, wenn bis dahin eine rechtskonforme Umsetzung des KassenSichV nicht möglich ist, weil keine zertifizierten TSE verfügbar sind?
Antwort: Hier wird kein neues Aufzeichnungssystem in Verkehr gebracht, sondern lediglich eine Reparatur durchgeführt – selbst wenn es sich um den Tausch der gesamten Hardware handeln sollte. Es gelten also die Vorschriften für eine Verwendung und somit auch die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.9.2020.
Quelle: Auslegung des DFKA; Frage zur rechtssicheren Klärung an das BMF gestellt

Frage: Was ist bei einem Systemwechsel zu beachten? Welche Anforderungen gibt es für eine Aufbewahrung von Daten und Hardware?
Antwort: Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ist. Für die TSE- und DSFinV-K-Daten ist die Auswertbarkeit im Rahmen einer Datenträgerüberlassung (sog. Z-3-Zugriff) schon durch deren Struktur gegeben. Andere aufbewahrungspflichtige Daten (also Daten, die Geschäftsvorfälle dokumentieren oder für deren Verständnis sie erforderlich sind), sind in geeigneter Form zu archivieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können nicht mehr benötigte Kassensysteme und TSEs grundsätzlich z. B. vernichtet, verkauft oder an den Leasinggeber bzw. Vermieter zurückgegeben werden. Diese Außerbetriebnahme ist über das Mitteilungsverfahren mitzuteilen. Die gesetzliche Änderung hinsichtlich des Datenzugriffs gemäß § 147 Abs. 6 S. 6 AO ab dem 1. Januar 2020 ist zu beachten (sh. Rz. 142 und Rz. 164 der GoBD). Insbesondere bei komplexen System empfiehlt sich eine vorherige Beratung.
Quelle: FAQs des BMF

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